Book a meeting
Contact us

Den digitala arbetsplatsen

av Jonas Lundh, på December 5, 2019 2:05:07 PM CET

» Hur digitalisering och ny teknik förändrar arbetsplatsen...

Under senaste tiden har det talats mycket om den digitala arbetsplatsen – men vad är egentligen en digital arbetsplats eller “digital workplace”? Som arbetsgivare eller ledare kan begreppen lätt skapa förvirring. I det här inlägget reder vi ut vad en digital arbetsplats egentligen är och vilken roll den spelar för digitaliseringen av er verksamhet. Vilka egenskaper bör en bra digital arbetsplats ha för att möjliggöra digital transformation? Dom frågorna ska vi försöka besvara nedan!

 

För många är det fortfarande så att den privata IT:n fungerar bättre än den professionella. Uppkopplingen är snabbare, kommunikationen enklare i sociala medier och via funktionella gratistjänster för email och kalender.

Du vet förmodligen instinktivt i vilken kanal du kommunicerar enklast med kompisgänget, sambon eller barnen såväl som vilka appar du ska utnyttja för parkering, inköp och bokningar – men på jobbet är det inte alltid lika självklart...

Ni kanske provade att samarbeta via Slack för någon månad sedan – men bara som ett test under en begränsad period. Dock nådde eventuellt den informationen aldrig dig, så sedan ett antal veckor tillbaka har dina kollegor kommunicerat via Microsoft Teams, medan ett annat gäng fortfarande är kvar i Hangouts av gammal vana... du ser – det blir en väldig röra!

Den digitala arbetsplatsen

Kommunikation kan ofta förekomma i olika system, trots att ni för länge sedan beslutade att chatt- och snabbkommunikation sker i kanal X så dyker ständigt typiska snabba frågor upp i e-post - eller ännu värre, genom ett telefonsamtal.

Den digitala arbetsplatsen blir ett mycket talande exempel på skillnaden mellan digitalisering och digitisering. Digitalisering som inte tar in det mänskliga beteendet i kalkylen underlättar inte, effektiviserar inte och i värsta fall gör den precis tvärtom— komplicerar processer, förhindrar smidig kommunikation och tröttar ut användaren.

Digitalisering och ny teknik förändrar arbetsplatsen och vårt sätt att jobba. Kommunikationsverktyg, CRM, beslutstöd, m.m. är alla verktyg designade för att underlätta och effektivisera vårt dagliga arbete. Som beslutsfattare och ledare i en organisation är det därför viktigt att möjliggöra en användarvänlig digital arbetsplats med utgångspunkt från medarbetarnas behov.

 

Vad består då den digitala arbetsplatsen av rent konkret?

Den digitala arbetsplatsen är en kombination av mjukvara och hårdvara.

Datorer, telefoni, plattor och IoT. System som nyttjas av medarbetarna, alltifrån e-postklienter, CRM, bokningssystem, tidrapportering till mötesrumsbokare.

En allt viktigare komponent inom mjukvara är möjligheten att kunna arbeta remote. Därför blir det alltmer viktigt med en lösning för smidiga, uppkopplade möten!


Allt ovan är förvisso ofta mycket bra hjälpmedel och verktyg, men utan människan i kalkylen är det bara saker – döda ting! Så, hur gör man för att skapa en attraktiv och användarvänlig digital arbetsplats eller digital medarbetarupplevelse? Det är inte helt enkelt men nedan listar vi 3 faktorer som underlättar utvecklingen av den digitala arbetsplatsen.

3 tips för att skapa en digital arbetsplats

Utgå från användaren – medarbetarna

Den största utmaningen är alltid mänskligt beteende, företagskultur och medarbetarnas förståelse för såväl som inställning till förändring. Detta gäller från ledning till golvet. Försök inte ta genvägar, utan grunda ordentligt med en väl underbyggd plan som utgår från medarbetarnas behov och digitala mognad. Förändringsprocessen är avgörande för utfallet – ta hjälp om så krävs så att fokus fortsatt kan vara på kärnverksamheten och inte förändringen i sig.

 

Ta reda på hur TeQflo kan hjälpa er i förändringsprocessen

 

En arbetsplats är inte längre enbart en fysisk plats

Att vi kan arbeta hemma från köksbordet och svara på mail i mataffären, liksom skötande av hemmet från kontoret bidrar till nya utmaningar. När ni designar er digitala arbetsplats kan det vara en god idé att bygga upp ett regelverk för vad som gäller samt när platsen för arbete inte längre enbart är fysisk. När är du då egentligen i tjänst och när verkar du som en privatperson? Att gränsen suddas ut däremellan är en realitet, men behovet av work-life balance finns kvar. Sätt upp och kom överens om riktlinjer anpassade efter just er verksamhet.

 

Arbeta på distans - den digitala arbetsplatsen

Ibland är allt som krävs en dator och bra uppkoppling. Därefter så har du en fullt duglig arbetsplats!

 

En tumregel: ha så få system som möjligt

Att implementera fler och fler system för medarbetarna att nyttja och sköta specifika uppgifter i är ingen bra idé. Det är ofta att slänga pengarna i sjön. Och även om intentionen med det nya systemet är förbättring så blir effekten den motsatta.

Så få system som möjligt handlar dels om effektivisering och möjliggörande för medarbetare, men det kan också bli en kostnadsfråga med onödiga licenser, avgifter och inlåsningar. Självklart kan ett nytt system vara till godo – men inför, som rutin, en liten checklista där ni ställer er själv ett antal frågor för att avgöra om införandet ska genomföras eller ej, t ex:

  • Finns det ett befintligt system där dessa funktioner kan tillföras?
  • Kan det här systemet integreras med befintliga system?

 

Summering

Digitalisering sveper över oss. I svallvågorna av denna förändring uppstår små trender som sveper fram lite fortare i den stora förändringsvågen — den digitala arbetsplatsen är just en sådan våg. Nu är vi inne i den period där allt som det pratades om för ett antal år sedan uppbådas. Detta nämligen att arbeta från vilken plats som helst på jorden med ständig uppkoppling. En digital verklighet där det händer på riktigt och accepteras av såväl konservativa företagsledare som medarbetare. Tekniken är nu så pass välutvecklad och enkel att använda att fördelarna är många.

Med digitaliseringen följer också ett antal principer (läs mer här)

En av dessa är att:

"Allt som inte kan digitaliseras ökar i värde"

Detta innefattar t ex det mänskliga mötet. I nästa inlägg kommer vi djupdyka lite mer i den digitala arbetsplatsen och ta upp mer kring just det mänskliga mötet.

Läs mer om vad vi erbjuder er inom ramen för den digitala arbetsplatsen.

 

Ämnen:DigitaliseringDigital TransformationMötesrumsbokareDen digitala arbetsplatsenDigitala hjälpmedelDigital arbetsmiljöMedarbetarupplevelse

Kommentarer