Att byta plattform låter tekniskt. Och visst, det finns en teknisk del. Men de flesta utmaningarna handlar egentligen om något annat: arbetssätt, struktur och att få med sig människorna på tåget. Den här artikeln går igenom vad som faktiskt krävs för att ett plattformsbyte ska lyckas.

Börja med en förstudie

Innan något flyttas behöver du förstå vad du har. Det handlar om att kartlägga nuläget: mail, filer, identiteter och enheter. Inte bara vilka system som finns, utan hur de faktiskt används.
Det är vanligare än man tror att hitta verktyg som ingen använder, funktioner som överlappar varandra eller integrationer som ingen riktigt äger. Du behöver också få koll på vilka licenser du har idag och vad du faktiskt behöver i den nya miljön. Säkerhets- och compliancekrav påverkar ofta mer än folk räknar med.

Förstudien är det som gör att du kan gå från gissning till strategi.

Definiera vad du vill uppnå

Ett plattformsbyte är ett bra tillfälle att göra saker rätt, inte bara kopiera det gamla till en ny adress. Bestäm hur ni vill arbeta, hur strukturen ska se ut och vilka rättigheter och identitetsmodeller som ska gälla.
Det här steget är lätt att hoppa över när man har bråttom. Men det är ofta här de stora vinsterna görs.

Planera konkret

En bra plan svarar på de frågor som annars dyker upp mitt i flytten:

  • Ska migreringen ske i etapper eller på en gång?

     

  • Hur minimerar vi påverkan på verksamheten under övergången?

  • Vilken data ska med, och vad kan rensas bort?

Att ha tydliga svar på de här frågorna i förväg sparar mycket tid och frustration.

Genomför migreringen

Flytten av e-post, kalendrar, filer, dokument och användarkonton är det som syns mest. Men det är egentligen slutresultatet av allt arbete som gjorts innan.

Under själva migreringen är det vanligt att stöta på:

  • Filstrukturer som inte passar i den nya plattformen

     

  • Rättigheter som inte översätts rakt av

     

  • Dubbletter och gammal data som tar plats

     

  • Prestanda- och bandbreddsproblem vid stora datamängder

Inget av det här är omöjligt att hantera, men det gäller att vara förberedd.

Glöm inte förändringsledningen

Ett plattformsbyte räknas inte som lyckat om folk inte faktiskt använder den nya plattformen. Eller om de använder den på fel sätt.
Det innebär att du behöver bestämma hur användarna ska utbildas, vilket stöd som finns tillgängligt efter flytten och hur kommunikationen ska se ut. Vi rekommenderar att informera tidigt om varför förändringen sker och erbjuda utbildning och guider innan migreringen är klar.

Det här steget underskattas ofta. Planera för det.

Följ upp och optimera

När plattformsbytet är klart är jobbet inte över. Det är nu du ser hur det faktiskt fungerar i vardagen. Följ upp och justera:

  • Struktur och rättigheter

     

  • Hur folk faktiskt använder verktygen

     

  • Licenser och kostnader

     

  • Arbetssätt som kan förbättras

Sammanfattning

Ett plattformsbyte är inte i första hand ett tekniskt projekt. Det som avgör om det lyckas är de beslut du fattar kring struktur, säkerhet och arbetssätt, och hur väl du förbereder organisationen på förändringen.

Gör du det rätt får du en plattform som faktiskt stödjer verksamheten, och användare som arbetar och samarbetar bättre än innan.

Funderar du på ett plattformsbyte? Vi hjälper dig från förstudie till en färdig och optimerad miljö. Hör av er så hjälper vi er!